La présente politique explique comment RendezVousAuto.com (« la plateforme ») recueille, utilise, communique et conserve les renseignements personnels de l’établissement professionnel, de son dirigeant et des membres de son équipe. Elle reprend les grandes lignes de la « Politique de confidentialité » applicable à tous les utilisateurs et y ajoute ce que le compte d’entreprise suppose : vérification d’identité et d’entreprise, abonnement et facturation, versements, numéro de téléphone attribué, et données des clients confiées à l’établissement. Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) applicable au Canada.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels est M. Karam MEDJAHDI. Toute question, toute demande d’accès, de rectification ou de retrait, ainsi que toute plainte relative à la présente politique lui sont adressées par le formulaire de contact du site ou à l’adresse communication
rendezvousauto.com.
2. Renseignements recueillis
- dirigeant et équipe : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, rôle et langue d’affichage;
- entreprise : dénomination légale, adresse, identifiants d’entreprise et numéros de taxes, horaires, services retenus et prix;
- vérification : pièces d’identité du dirigeant (KYC) et pièces d’entreprise (KYB);
- comptes : identifiants techniques, journal des connexions (date, heure, appareil, adresse IP) et actions exécutées depuis le tableau de bord;
- abonnement et facturation : forfait souscrit, consommation de minutes et de rappels SMS, factures, montants, statuts et références de transaction. Les numéros de carte ne sont jamais reçus par la plateforme;
- versements : coordonnées bancaires déclarées, demandes de retrait et frais retenus;
- assistant téléphonique : numéro attribué, numéro appelant, horodatage, durée, enregistrement et transcription des appels;
- rendez-vous reçus : les données du client nécessaires à la prestation.
3. Fins de la collecte
Ces renseignements servent uniquement à ouvrir et à tenir le compte de l’établissement, à publier sa fiche, à recevoir et à confirmer les rendez-vous, à exécuter l’abonnement et à le facturer, à verser les sommes dues, à vérifier l’identité du dirigeant et l’existence de l’entreprise comme la loi et les fournisseurs de paiement l’exigent, à fournir le support, à prévenir la fraude et les abus, et à respecter les obligations légales, comptables et fiscales de la plateforme.
4. Consentement
L’inscription d’un établissement, la souscription d’un abonnement et l’ouverture d’un compte pour un membre de l’équipe valent consentement à la présente politique. La personne qui inscrit l’établissement déclare avoir le pouvoir de l’engager et informe les membres de son équipe des traitements décrits ici. Le consentement à une communication facultative — infolettre, sollicitation commerciale — est distinct et peut être retiré à tout moment, sans que le service en soit affecté.
5. Hébergement et localisation des données
Les données de la plateforme sont stockées sur des serveurs d’Amazon Web Services situés au Canada, dans la région Canada (Centre). Les courriels envoyés par la plateforme transitent par un serveur de messagerie situé en France : leur contenu — nom, adresse courriel, détail du rendez-vous — y circule le temps de l’acheminement.
6. Appels téléphoniques et assistant vocal
Lorsque le forfait active l’assistant téléphonique, les appels reçus sur le numéro attribué à l’établissement sont acheminés et traités par plusieurs services distincts, dont OpenAI, Twilio et Retell. Ces services assurent la mise en relation, la reconnaissance de la parole, la génération de la réponse et la transcription de l’échange. Les appels sont donc enregistrés, transcrits, résumés et conservés, et une partie de ce traitement a lieu hors du Québec. L’établissement en accepte le principe, en informe ses propres clients, et retrouve depuis son tableau de bord les enregistrements et les transcriptions des appels qui le concernent.
7. Paiements
Les paiements et les versements sont traités par Stripe. Les données du moyen de paiement — numéro de carte, date d’expiration, cryptogramme — sont saisies chez Stripe, enregistrées et conservées par Stripe seul : la plateforme n’y a pas accès et ne les stocke à aucun moment. Les coordonnées bancaires déclarées pour recevoir les retraits sont transmises à Stripe aux mêmes conditions. La plateforme ne conserve que les montants, les statuts, les références de transaction, les factures et les pièces comptables, nécessaires à la facturation, au versement et à ses obligations fiscales.
8. Qui a accès à vos renseignements
Y accèdent, dans la limite de ce que leur fonction exige : le responsable de la protection des renseignements personnels, le personnel autorisé de la plateforme et les développeurs du site, pour l’exploitation, la maintenance, le dépannage et la correction des anomalies. Votre établissement accède aux seules données des rendez-vous qui le concernent, dans les conditions de l’article 18. Les fournisseurs cités dans la présente politique y accèdent pour la seule exécution de leur prestation.
9. Communication hors Québec
Certains traitements — hébergement, courriel, téléphonie, paiement — supposent une communication de renseignements hors du Québec. La plateforme évalue au préalable que ces renseignements y bénéficient d’une protection adéquate et encadre chaque communication par contrat, conformément à la Loi 25.
10. Durée de conservation
Les renseignements sont conservés le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis détruits ou anonymisés. Les pièces comptables, les factures et les traces de paiement sont conservées pendant la durée exigée par la loi fiscale. Les journaux de connexion et l’historique des appels sont conservés pour une durée limitée à des fins de sécurité et de preuve.
11. Vos droits
- accéder aux renseignements que nous détenons sur vous et en obtenir une copie;
- les faire rectifier lorsqu’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
- retirer votre consentement et demander la suppression de votre compte;
- obtenir vos renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité);
- demander la cessation de la diffusion d’un renseignement ou sa désindexation;
- être informé lorsqu’une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé.
Ces demandes sont adressées au responsable, qui y répond dans les trente (30) jours. En cas de désaccord, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
12. Témoins
La plateforme dépose les témoins nécessaires à la session, à la sécurité et à la mémorisation de la langue d’affichage. Les témoins de mesure d’audience ne sont déposés qu’avec votre consentement et peuvent être refusés depuis votre navigateur.
13. Sécurité et incidents de confidentialité
Les accès sont cloisonnés par rôle et par établissement, les échanges sont chiffrés en transit et les mots de passe ne sont jamais conservés en clair. En cas d’incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, la plateforme tient un registre, avise les personnes concernées et notifie la Commission d’accès à l’information, comme la Loi 25 l’exige.
14. Journalisation de sécurité — adresse IP et actions
Pour assurer la sécurité de la plateforme, prévenir la fraude et les abus et établir la preuve d’un incident, la plateforme enregistre l’adresse IP des utilisateurs ainsi que les actions qu’ils exécutent : connexions et tentatives de connexion, création, modification et suppression de données, réservations, paiements, demandes de retrait, envois de messages et consultations sensibles. Chaque trace porte l’horodatage, le compte concerné, l’adresse IP et l’appareil utilisé. Ces journaux ne servent ni à la publicité ni à la prospection commerciale. Ils sont conservés pour une durée limitée, consultés par le seul personnel autorisé, et peuvent être produits en justice ou remis aux autorités compétentes.
15. Accès illégal, piratage, robots et copie de données
Toute tentative de piratage, tout accès non autorisé, toute utilisation d’identifiants qui ne vous appartiennent pas, toute utilisation de robots, de scripts, d’agents automatisés ou de moissonnage (« crawling », « scraping »), toute extraction automatisée ou en masse, toute copie, reproduction, réutilisation ou revente des données, des contenus, des fiches, des tarifs ou des coordonnées de la plateforme sont strictement interdites, quel qu’en soit le procédé et quel qu’en soit le but. Elles entraînent le bannissement définitif des comptes concernés, sans remboursement des sommes déjà versées, et exposent leur auteur à des poursuites judiciaires civiles et pénales, notamment au titre des articles 342.1 et 430 (1.1) du Code criminel du Canada, ainsi qu’à une demande de réparation intégrale du préjudice subi. Le compte concerné est suspendu immédiatement et sans préavis, et les éléments de preuve sont conservés et remis aux autorités compétentes.
16. Vérification d’identité (KYC) et d’entreprise (KYB)
L’usage des abonnements téléphoniques est conditionné à la complétion des dossiers de vérification d’identité (KYC) et de vérification d’entreprise (KYB). Ces dossiers doivent être tenus à jour et refaits en cas de changement de propriétaire ou de dirigeant de l’établissement. Un dossier incomplet, refusé ou périmé entraîne la suspension du service téléphonique.
17. Numéros de téléphone
Le numéro de téléphone attribué à un établissement demeure la propriété de RendezVousAuto.com. La plateforme peut le remplacer par un autre numéro moyennant un préavis de vingt-quatre (24) heures. Elle peut le suspendre en cas de réclamations excessives, d’usage abusif, ou de tout problème lié au compte, au service ou à l’abonnement.
18. Données des clients confiées à l’établissement
L’établissement n’accède qu’aux données des rendez-vous qui le concernent : identité du client, coordonnées, véhicule, prestation et historique de ce rendez-vous. Il les utilise pour la seule exécution de la prestation et le suivi qu’elle exige; il ne les cède pas, ne les revend pas et ne les réutilise à aucune autre fin, notamment publicitaire. Il limite l’accès au personnel qui en a besoin, applique les mesures de sécurité raisonnables dans son établissement et avise la plateforme sans délai de tout incident de confidentialité. Chaque partie répond de ses propres obligations au titre de la Loi 25 et de la LPRPDE.
19. Modifications de la présente politique
La politique peut être modifiée. La date de dernière mise à jour est affichée en tête de cette page; toute modification substantielle est portée à la connaissance des utilisateurs.
20. Nous joindre
Responsable de la protection des renseignements personnels : M. Karam MEDJAHDI — communicationrendezvousauto.com, ou par le formulaire de contact du site.